Die ALPEN-Methode ist im deutschsprachigen Raum ein Klassiker für die individuelle Arbeitsorganisation. Geprägt wurde das Akronym durch den Wirtschaftswissenschaftler Lothar Seiwert (Seiwert, Lothar: Mehr Zeit für das Wesentliche, 1984, siehe Abschnitt "Herkunft"). Durch ihren großen Bekanntheitsgrad ist die ALPEN-Methode vielfach adaptiert und individuell angepasst worden.

Auch diese Darstellung verwendet die ALPEN-Methode in einem erweiterten Sinne. Ursprünglich war sie ausschließlich für die individuelle Tagesplanung vorgesehen. Die fünf generischen Schritte:

• Aufgaben sammeln
• Länge der Bearbeitungszeiten schätzen
• Pufferzeiten planen
• Entscheiden über die Prioritäten
• Nachkontrollieren nach Erledigung

eignen sich jedoch ganz allgemein für die Ablaufplanung von Aufgabenlisten und Maßnahmenpaketen. Dies macht sie im Projektzusammenhang besonders wertvoll, da in Projekten regelmäßig umfangreichere Aufgaben in Teilaufgaben zerlegt werden und diese möglichst effizient abzuarbeiten sind. Die ALPEN-Methode eignet sich deshalb auch als Schema für die rollende Planung.

Weiterhin beschreibt die ALPEN-Methode einen übergreifenden Rahmen, der sich hervorragend dazu eignet, einzelne Methoden koordiniert einzusetzen, wie z.B. Methoden zur Identifikation von Aufgaben und Methoden zu ihrer Priorisierung. Dieser Aspekt steht im Fokus dieser Methodenbeschreibung.

Die ALPEN-Methode in ihrer originalen Form finden Sie im Beitrag: "So planen Sie Ihren Tag mit der ALPEN-Methode".

Schritt 1: Sammeln Sie die zu planenden Aufgaben!

Vorbemerkung: Für diesen Schritt sollten Sie bei einer individuellen Aufgabenplanung maximal fünf Minuten bei einer Teamplanung maximal 15 Minuten benötigen! Die folgenden Überlegungen und Vorschläge sind Anregungen, damit Sie für sich diesen zentralen Schritt optimal gestalten können.

Der erste Schritt der ALPEN-Methode lautet einfach formuliert: ″Aufgaben sammeln″. Als ich das zum ersten Mal las, war meine spontane Reaktion: Nein bloß nicht! Die Aufgaben strömen auch so auf mich herein, die brauche ich nicht auch noch sammeln!

In der Tat sind die Quellen für zu erledigende Aufgaben zahlreich: Vorgesetzte, Kunden, Mitarbeitende und andere Stakeholder sorgen per E-Mail, Kollaborationstool, Telefon oder im persönlichen Gespräch dafür, dass Ihnen beständig neue Aufgaben zugeordnet werden. Für die Verwaltung dieser Aufgaben gibt es zahlreiche Tools und Methoden. Drei typische Lösungsansätze sind:

• Die To-Do-Liste, beschrieben in der Methode To-Do-Liste – Aufgabenliste
• Das Bullet Journal, beschrieben im Beitrag "Genial einfach: Selbstorganisation mit dem Bullet Journal"
• Ein einfaches Kanban-Board, beschrieben z.B. in der Methode Kanban light

Darüber hinaus entstehen Aufgaben beständig bei der Projektarbeit, z.B. bei Workshops und Planungsmethoden.

Beispiele für Methoden, bei denen Tätigkeitslisten oder Maßnahmenpakete entstehen, sind: Workshop, 15% Solutions (Liberating Structures), 25/10 Crowd Sourcing (Liberating Structures), Projektstrukturplanung, Story Mapping, Sprint Planning und What, So What, Now What? W³.

Beispiele für Methoden, bei denen Strategien entwickelt werden, die umzusetzen sind: Purpose-To-Practice (P2P), Zukunftskonferenz, Open Space Technology (OST), Futures Wheel, Ecocycle Planning (Liberating Structures), Zukunftswerkstatt, RTSC-Konferenz, Kraftfeldanalyse, SWOT-Analyse, Umfeldanalyse und World Café.

Es gibt also sehr viele mögliche Situationen, in denen Sie vor einer mehr oder weniger strukturierten Aufgabenfülle stehen, für die Sie eine Umsetzungsplanung benötigen. Verständlich, wenn Sie so wie ich damals nicht auch noch ″Aufgaben sammeln″ wollen.

Erst mit der Zeit verstand ich, dass damit etwas ganz anderes gemeint ist, nämlich: ″Wähle die Aufgaben aus, die du innerhalb deines Planungshorizonts erledigen willst.″ Das hört sich ein wenig sperriger an, beschreibt aber weitaus präziser, was im ersten Schritt der ALPEN-Methode zu tun ist:

• Den Planungshorizont festlegen, d.h. wie lange im Voraus wollen Sie planen?
• Den Planungsumfang bestimmen, d.h. aus der großen Zahl der möglichen To-Dos diejenigen auswählen, die Sie innerhalb dieses Planungszeitraums erledigen wollen.

Definieren Sie den Zeitraum, den Sie planen wollen!

Das Original der ALPEN-Methode betrachtet genau einen Tag. Das ist natürlich sinnvoll, wenn man Tätigkeiten betrachtet, die in maximal einer Stunde zu erledigen sind. Was aber, wenn Sie z.B. für ein Projekt einen Business Case erstellen müssen? Das kann schon mal eine Woche oder länger dauern.

Natürlich müssen Sie diese Aufgabe weiter unterteilen, z.B. sind die Risiko- und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eigenständige Aufgaben. Trotzdem ist es sinnvoll, hier nicht nur den ersten Tag zu planen, sondern die gesamte Erstellung des Business Cases. Schließlich müssen Sie zu einem bestimmten Termin abliefern.

Bestimmen Sie also eine genaue Deadline, an der Sie mit allem fertig sein wollen. Meine Empfehlung: Planen Sie mit der ALPEN-Methode nicht länger als maximal vier Wochen. Wenn die Aufgabenstellung umfangreicher ist, greifen Sie besser zur Phasen-Meilenstein-Planung.

Im Bullet-Journal betrachten Sie mehrere Zeithorizonte gleichzeitig: Tag, Woche und Monat. Hier ist der erste Schritt der ALPEN-Methode bereits in der Struktur weitgehend vorgegeben.

Filtern Sie die zu planenden Aufgaben heraus!

Treffen Sie aus der oft überbordenden Fülle der möglichen und gewünschten Aufgaben die Auswahl, welche davon Sie überhaupt in Ihrer Planung berücksichtigen wollen! Dies ist ein Schritt, der häufig nicht bewusst behandelt wird und dadurch unterbewusst und beeinflusst von kognitiven Verzerrungen – einfacher ausgedrückt von persönlichen Vorlieben – stattfindet. Hier können Sie die Eisenhower-Matrix einsetzen, um das Aufgabenvolumen von vornherein zu minimieren.

Eine schnelle Methode, um diese erste Auswahl bewusst zu treffen, ist der In-Out-Rahmen bzw. die Ist-Ist-Nicht-Analyse. Die entscheidenden Fragen dabei lauten:

• Kann ich / können wir diese Aufgabe innerhalb des festgelegten Planungszeitraums tatsächlich erledigen?
• Welcher Schaden entsteht, wenn diese Aufgabe nicht bis dahin erledigt wird?

Sie haben jetzt eine Liste der Aufgaben, die Sie umsetzen wollen oder müssen.