Bleiben Sie im Beruf immer gelassen? Haben Sie die Dinge stets unter Kontrolle? Falls Sie nicht uneingeschränkt mit Ja antworten können, sollten Sie hier weiterlesen. Dieser kurze Artikel erläutert das Konzept, das der bekannte Autor Stephen R. Covey in seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ entwickelt hat. Die zentrale Aussage: Jeder Mensch hat einen Interessen- und einen Einflussbereich. Der Interessenbereich umfasst alle Dinge, die uns beschäftigen, wie z.B. das Wetter, die politische Lage, die Meinung anderer. Der Einflussbereich bezieht sich nur auf Dinge, auf die wir selbst Einfluss haben, wie z.B. unsere Entscheidungen, Handlungen und Reaktionen. Hier erfahren Sie, wie Ihnen die Unterscheidung zwischen beiden Bereichen in ihrer täglichen Arbeitspraxis im Projektmanagement helfen kann.

Interessen- vs. Einflussbereich im Projekt: der wichtige Unterschied

Stephen R. Covey beschreibt in seinem Bestseller „Die 7 Wege zur Effektivität“ einen Ansatz, der Menschen hilft, proaktiv zu handeln und langfristig mehr Handlungsspielraum zu entwickeln. In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf den Kern des Konzepts, zwei Sphären zu unterscheiden: Der Interessenbereich umfasst all die Dinge, die uns beschäftigen. Der Einflussbereich umfasst die Aspekte, die wir selbst beeinflussen können. Wer sich auf den Einflussbereich konzentriert, handelt proaktiv und steigert langfristig seine berufliche und persönliche Wirksamkeit.

Der Interessenbereich beschreibt alle Faktoren, die eine Person oder ein Team betreffen oder beeinflussen können, auf die Sie jedoch selbst keinen direkten Einfluss haben. Im Kontext des Projektmanagements bedeutet dies: Ein Projektteam muss viele Rahmenbedingungen berücksichtigen, die außerhalb seiner direkten Steuerungsmöglichkeiten liegen. Dazu gehören beispielsweise externe wirtschaftliche Faktoren wie Markttrends oder Konjunkturschwankungen. Sie bestimmen mit über den Projekterfolg, lassen sich aber nicht direkt beeinflussen. Auch Entscheidungen der Geschäftsleitung, etwa zur Budgetfreigabe oder strategischen Ausrichtung, fallen in diesen Bereich. Eine wichtige Rolle spielt auch die Verfügbarkeit von Ressourcen, da Personal und finanzielle Mittel oft von anderen Instanzen zugewiesen werden. Nicht zuletzt können regulatorische Vorgaben oder gesetzliche Änderungen Projekte erheblich beeinflussen, ohne dass das Team sich darauf vorbereiten oder Anpassungen frühzeitig planen kann.

Den eigenen Einflussbereich im Projekt aktiv gestalten

Ein Bewusstsein für diese externen Einflussfaktoren hilft Projektleitenden, Risiken besser einzuschätzen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Erfolgreiche Projektmanager:innen haben externe Einflüsse im Blick, vermeiden es jedoch, sich von ihnen lähmen zu lassen. Anstatt sich über unkontrollierbare Faktoren zu ärgern, sollten Projektleitende ihre Energie auf Dinge und Themen richten, bei denen sie tatsächlich etwas bewirken können – ihren Einflussbereich. Der Einflussbereich enthält alle Faktoren, die eine Person oder ein Team durch eigenes Handeln aktiv steuern oder beeinflussen kann.

Dies führt zu mehr Kontrolle, proaktivem Handeln und letztlich zu besseren Ergebnissen. Folgende Aspekte des Projekts liegen im Einflussbereich der Projektleitung und lassen sich aktiv mitgestalten: Zentral sind die Projektplanung und Zielsetzung. Durch eine strukturierte Zeitplanung und eine durchdachte Definition von Arbeitspaketen lassen sich Verzögerungen minimieren und Meilensteine gezielt erreichen. Ebenso entscheidend ist das Risikomanagement. Während äußere Einflüsse nicht immer kontrollierbar sind, kann das Team durch präventive Maßnahmen Risiken für den Projekterfolg minimieren. Auch die Kommunikation und das Stakeholdermanagement spielen eine wesentliche Rolle. Eine offene und proaktive Kommunikation fördert Vertrauen, verhindert Missverständnisse und ermöglicht frühzeitige Anpassungen. Zudem liegt es in der Hand der Projektleitung, das Team zu motivieren und ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen. Durch klare Aufgabenverteilung und eine unterstützende Führungskultur lässt sich die Effizienz steigern. Außerdem reduziert sich der Stress für die Projektleitung, wenn sie auf das fokussiert, was sie kontrollieren kann. Versucht sie, Dinge zu beeinflussen, die nicht in ihrer Macht stehen, entstehen Stress und Frustrationen, und die sind im Grunde unnötig.

Einflussbereich erweitern durch proaktives Handeln

Dinge, die in Ihrem Interessenbereich liegen, können Sie nicht ändern. Sie können sie jedoch durch Maßnahmen innerhalb Ihres Einflussbereichs abfedern: indem Sie Ihren Einflussbereich durch proaktives Handeln erweitern. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, sich gegenüber der Umwelt zu verhalten. Die eine ist reaktives Handeln: Wir reagieren auf unsere Umwelt. Die andere ist proaktives Handeln: Wir handeln bereits, bevor wir durch die Umwelt zum Handeln gezwungen werden. Ob jemand reaktiv oder proaktiv handelt, erkennt man schon an seiner Sprache. Zum Beispiel sagen Menschen, die reaktiv sind: „Es gibt nichts, was ich ändern könnte“. Proaktive Menschen hingegen sagen: „Ich werde eine Alternative finden.“ Proaktivität ist vor allem eine Haltung gegenüber der Umwelt, die sich in konkreten Handlungen zeigt.

Die folgende Grafik zeigt den Unterschied zwischen reaktivem und proaktivem Handeln.

Wenn Sie reaktiv handeln, verkleinert sich Ihr Einflussbereich, da Ihr Handeln zunehmend von den Personen im Interessenbereich beeinflusst wird. Handeln Sie proaktiv, dann wird Ihr Einflussbereich größer, weil Sie selbst die Personen in Ihrem Interessenbereich beeinflussen.

Proaktiv handeln: Mit diesen Maßnahmen gewinnen Sie Einfluss im Projekt

Folgende Beispiele zeigen, wie Sie proaktives Handeln in Ihrer täglichen Arbeitspraxis umsetzen können und damit Ihren Einflussbereich vergrößern.

Verantwortung übernehmen